Informativa ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 — versione 4, ottobre 2026
Come trattiamo i tuoi dati in People Welfare
1. Chi tratta i dati
Titolare del trattamento è l'azienda datrice di lavoro che ti ha attivato l'accesso: decide perché e come i dati vengono trattati nell'ambito del rapporto di lavoro e del piano di welfare aziendale. Per esercitare i tuoi diritti rivolgiti all'ufficio Risorse Umane del titolare (o al suo Responsabile della protezione dei dati, se nominato).
Responsabile del trattamento (art. 28) è il gestore della piattaforma People Welfare, che tratta i dati per conto del titolare, sulla base di un accordo scritto sul trattamento, seguendo le sue istruzioni e adottando le misure di sicurezza descritte al punto 7. Il responsabile non usa i dati per finalità proprie e non li comunica a terzi se non su istruzione del titolare.
2. Quali dati e perché
| Dati | Finalità | Base giuridica |
|---|---|---|
| Anagrafica (nome, cognome, codice fiscale, data di nascita, matricola, email aziendale), inquadramento (CCNL, livello, qualifica, part-time, RAL, reddito dell'anno precedente), sede e reparto | Gestire il tuo credito welfare, calcolare plafond, soglie fiscali e premi; produrre le voci per il cedolino | Esecuzione del contratto di lavoro e adempimento di obblighi di legge (art. 51 TUIR, adempimenti fiscali e contributivi) — art. 6.1.b e 6.1.c |
| Familiari (nome, relazione, codice fiscale, data di nascita, se fiscalmente a carico) e la dichiarazione dei figli a carico | Applicare la soglia fringe benefit maggiorata e i benefit per istruzione e assistenza familiari (art. 12 e 51 TUIR) | Obbligo di legge e contratto — art. 6.1.b e 6.1.c |
| Flag "familiare non autosufficiente" (solo sì/no, mai diagnosi) e giustificativi di spesa, che possono includere fatture sanitarie | Verificare il diritto ai benefit di assistenza (lett. f-ter) e ai rimborsi documentati | Categoria particolare (art. 9): trattamento necessario per assolvere obblighi e diritti in materia di diritto del lavoro e sicurezza sociale — art. 9.2.b. I giustificativi sono visibili solo a chi gestisce le pratiche (HR) e a te; ogni download è registrato. |
| Presenze (giorni lavorati, ferie, malattia, infortunio, congedi tutelati), eventi di sicurezza | Calcolare i bonus presenza e sicurezza senza penalizzare i congedi tutelati; indicatori collettivi di sicurezza | Art. 6.1.b e, per i dati sulla salute, art. 9.2.b. Le segnalazioni di "quasi incidente" possono essere anonime: in quel caso non viene registrato né chi segnala né il reparto. |
| Richieste di benefit, erogazioni, premio di risultato e relative scelte, profit sharing, punti, riconoscimenti, presa visione dei documenti | Erogare quanto previsto dal piano welfare e dagli accordi, e documentarlo | Contratto e accordi collettivi — art. 6.1.b |
| Dati di accesso (email, password cifrata, eventuale secondo fattore, data e IP dell'accesso, tentativi falliti) e registro delle azioni compiute nel portale | Sicurezza dell'accesso, prevenzione degli abusi, tracciabilità delle operazioni | Interesse legittimo del titolare alla sicurezza dei sistemi — art. 6.1.f |
| People Welfare Card: numero della card, verifiche fatte dai partner convenzionati (data ed esito), convenzioni che dichiari di aver usato | Farti ottenere gli sconti dei partner e misurare quali convenzioni sono utili | Contratto — art. 6.1.b — e interesse legittimo alle statistiche d'uso — art. 6.1.f. Quando un partner inquadra il QR della tua card vede solo nome, cognome e azienda (per confrontarli con un documento); con il solo numero vede se la card è valida e nient'altro. Il partner non riceve dati sul tuo credito o sulle tue richieste. |
| Servizi di cura che prenoti (badante a ore, assistenza domiciliare, centro diurno…): servizio, quantità, familiare assistito, comune, telefono, note | Far eseguire il servizio dal fornitore convenzionato e pagarlo con il tuo credito welfare | Contratto — art. 6.1.b. Al fornitore arrivano solo nome e telefono tuoi, nome del familiare, comune, note e quantità; mai il credito o altri dati. Il fornitore li usa solo per eseguire il servizio. |
| Sportello caregiver: le pratiche che apri e i messaggi che scrivi, che possono riguardare la salute di un familiare | Darti orientamento su pratiche, servizi e strutture | Consenso esplicito che dai aprendo la pratica — art. 9.2.a. Rispondono gli operatori dello studio paghe che segue la tua azienda (o della piattaforma); l'ufficio del personale non vede le pratiche. Le pratiche chiuse si cancellano dopo 2 anni; puoi chiuderle tu in qualsiasi momento. |
| Polizza long term care: adesione, premio, età all'adesione e, per la compagnia, nome, codice fiscale, data di nascita e azienda | Attivare la copertura che hai scelto e pagarne il premio con il credito welfare | Contratto — art. 6.1.b. La compagnia assicurativa riceve i dati necessari all'adesione e li tratta come titolare autonomo, secondo la sua informativa. Nessun questionario sanitario passa dal portale. |
| Consensi facoltativi: nome visibile nella bacheca dei riconoscimenti e nella classifica punti, comunicazioni interne facoltative | Solo se lo scegli tu | Consenso, revocabile in qualsiasi momento da "I miei documenti → Consensi" — art. 6.1.a. La revoca non ha effetto retroattivo sui trattamenti già leciti, ma il nome sparisce subito dalle viste pubbliche. |
Non sono raccolti dati sulla vita privata, sulle opinioni, sulle abitudini o sulla condotta fuori dal lavoro: il sistema registra esclusivamente i fatti necessari alle finalità sopra, e tutto ciò che conosce di te è visibile nel tuo portale.
3. Chi può vedere i dati
All'interno del titolare: gli addetti alle Risorse Umane e gli amministratori del portale (tutti i dati dell'azienda); il tuo responsabile e gli approvatori (le tue richieste, senza i giustificativi); i colleghi (il tuo nome nella bacheca o nella classifica solo con il tuo consenso). All'esterno, per conto del titolare: il consulente del lavoro o il commercialista (dati fiscali e voci cedolino), i fornitori dei benefit e dei fondi di sanità o previdenza previsti dal CCNL (solo i dati strettamente necessari all'erogazione), i partner convenzionati della People Welfare Card (soltanto nome, cognome e azienda, al momento in cui mostri la card), il fornitore del servizio di hosting del responsabile (sub-responsabile, nell'Unione Europea). I dati non sono trasferiti fuori dall'UE e non sono oggetto di decisioni automatizzate con effetti giuridici: ogni calcolo (soglie, premi, riparti) è mostrato per intero e resta soggetto alla verifica di una persona.
4. Per quanto tempo
- Giustificativi di spesa e dati fiscali: 10 anni dalla chiusura dell'anno di riferimento (obblighi fiscali e contabili);
- saldi, movimenti e registro delle erogazioni: per la durata del rapporto e i termini di legge successivi;
- registro delle azioni nel portale: 2 anni (le registrazioni di consensi e prese visione sono conservate come prova per la durata del rapporto);
- tentativi di accesso: 1 anno; notifiche lette: 1 anno; verifiche della card da parte dei partner: 1 anno; utilizzi dichiarati delle convenzioni: 2 anni; copie di backup: al massimo 10, sostituite a rotazione;
- alla cessazione del rapporto, decorsi i termini di conservazione, i dati identificativi vengono resi anonimi in modo irreversibile (nome, cognome, codice fiscale, date di nascita, contatti, account, giustificativi e relativi file).
5. I tuoi diritti
- Accesso e portabilità (artt. 15 e 20): da "Il mio profilo" puoi scaricare in qualsiasi momento tutti i dati che il sistema conserva su di te, in formato strutturato (JSON).
- Rettifica (art. 16): i dati anagrafici e dei familiari li correggi dal profilo o chiedendo a HR.
- Cancellazione (art. 17): alla cessazione del rapporto puoi chiedere a HR l'anonimizzazione anticipata dei dati identificativi, nei limiti degli obblighi di conservazione fiscale.
- Limitazione e opposizione (artt. 18 e 21), revoca del consenso (art. 7): dalla sezione Consensi o rivolgendoti a HR.
- Reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it), se ritieni che il trattamento violi la normativa.
6. Cookie e tecnologie simili
Il portale usa un solo cookie, tecnico, di sessione (PW_SESSID): serve a riconoscerti dopo il login e scade alla chiusura del browser. La preferenza sul tema chiaro/scuro resta nel tuo browser (localStorage) e non viene trasmessa. Nessun cookie di profilazione, nessun tracciamento di terze parti: per questo non è necessario un banner di consenso.
7. Sicurezza
Password conservate solo come hash, autenticazione a due fattori disponibile (e obbligatoria per chi gestisce i dati, se il titolare lo decide), blocco dei tentativi ripetuti, sessioni protette, connessione cifrata (HTTPS), separazione dei dati fra aziende garantita a livello di base dati, allegati conservati fuori dall'area web con nome casuale e serviti solo a chi ne ha diritto, registro delle operazioni, backup cifrati con rotazione. In caso di violazione dei dati il responsabile ne informa il titolare senza ingiustificato ritardo, perché possa valutare la notifica al Garante entro 72 ore e la comunicazione agli interessati.
Questa informativa può essere aggiornata: la versione in vigore è sempre quella pubblicata qui, con il numero indicato in alto. I consensi che hai dato restano associati alla versione che hai letto.