Termini d'uso e accordo sul trattamento dei dati (art. 28 Reg. UE 2016/679) — settembre 2026

People Welfare: cosa fa la piattaforma e cosa resta all'azienda

1. Ruoli

L'azienda cliente è titolare del trattamento dei dati dei propri dipendenti e dei loro familiari inseriti nel portale. Il gestore di People Welfare è responsabile del trattamento: tratta i dati solo per erogare il servizio, su istruzione documentata del titolare, e non per finalità proprie. Ogni azienda vede esclusivamente i propri dati: la separazione è garantita a livello di base dati (ogni tabella è legata all'azienda e ogni accesso lo verifica), non solo dall'interfaccia.

2. Il servizio non è una consulenza

La piattaforma calcola, documenta e rende trasparente il welfare aziendale (crediti, soglie fiscali, premio di risultato, profit sharing, punti, bonus) applicando le regole configurate e i valori di legge caricati (soglie fiscali per anno, catalogo normativo art. 51 TUIR, catalogo CCNL). Non certifica la correttezza fiscale o contrattuale delle scelte dell'azienda: le soglie cambiano a ogni legge di bilancio, i CCNL a ogni rinnovo, e i dati esportati verso il cedolino vanno verificati dal consulente del lavoro o dal commercialista prima dell'uso. Il titolare resta responsabile della configurazione (categorie omogenee e loro motivazione, plafond, accordi depositati, dati inseriti).

3. Istruzioni del titolare e obblighi del responsabile

• Trattare i dati solo per le finalità del servizio e secondo le istruzioni del titolare (configurazione del piano, ruoli assegnati agli utenti);
• garantire che le persone autorizzate al trattamento siano vincolate alla riservatezza;
• adottare le misure di sicurezza dell'art. 32 (punto 5);
• assistere il titolare nel rispondere alle richieste degli interessati: il portale mette a disposizione l'esportazione completa dei dati di ciascun dipendente (art. 15/20), la rettifica, la gestione dei consensi e l'anonimizzazione dei rapporti cessati (art. 17);
• assistere il titolare per la valutazione d'impatto, se necessaria, e per la notifica delle violazioni: il responsabile informa il titolare senza ingiustificato ritardo di ogni violazione dei dati personali, con gli elementi utili alla notifica al Garante entro 72 ore;
• al termine del servizio, restituire i dati in formato leggibile (export della base dati) e cancellarli, salvo obblighi di conservazione di legge;
• mettere a disposizione le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto di questi obblighi e consentire verifiche (audit) da parte del titolare, anche tramite il registro delle operazioni del portale.

4. Sub-responsabili

Il responsabile può ricorrere a un fornitore di hosting nell'Unione Europea per l'esecuzione tecnica del servizio (server, backup), previa informazione al titolare, che può opporsi. I sub-responsabili sono vincolati agli stessi obblighi. Nessun trasferimento di dati fuori dall'Unione Europea.

5. Misure di sicurezza (art. 32)

• Accessi: password conservate come hash, autenticazione a due fattori disponibile e attivabile come obbligo per chi gestisce i dati (impostazione "La mia azienda"), blocco dopo tentativi ripetuti, sessioni rigenerate a ogni accesso, disconnessione per inattività;
• trasporto: HTTPS con HSTS, header di sicurezza (CSP, anti-clickjacking, no-sniff);
• dati: separazione per azienda garantita dal database (chiavi composite), controllo di ogni caricamento per identificativo, allegati fuori dall'area web con nome casuale e tipo verificato sul contenuto, download consentito solo al titolare della richiesta e ai gestori e sempre registrato;
• tracciabilità: registro delle operazioni (chi, cosa, quando, da quale indirizzo), incluse le impersonificazioni degli amministratori;
• continuità: backup periodici, cifrati se configurata la chiave, con rotazione automatica; verifica di integrità dei registri contabili (ledger) eseguibile in qualsiasi momento;
• minimizzazione: dei familiari non autosufficienti si registra solo il fatto (sì/no), mai la diagnosi; le segnalazioni di quasi incidente possono essere anonime; i bonus presenza escludono i congedi tutelati dal calcolo; conservazione limitata nel tempo e anonimizzazione automatica dei rapporti cessati.

6. Conservazione e cancellazione

Le durate di conservazione sono quelle indicate nell'informativa per i dipendenti (giustificativi e dati fiscali 10 anni, registro operazioni 2 anni, accessi 1 anno, backup 30 giorni) e sono applicate automaticamente dalla piattaforma. Il titolare può chiedere in qualsiasi momento l'esportazione integrale e, alla cessazione del contratto, la cancellazione.

7. Responsabilità e uso corretto

Il titolare si impegna a fornire ai propri dipendenti l'informativa (art. 13), a raccogliere le dichiarazioni necessarie (es. figli a carico per la soglia fringe maggiorata), a caricare solo i dati necessari e a non usare il portale per raccogliere informazioni sulla vita privata dei lavoratori. Il responsabile risponde dei danni causati dal trattamento solo se non ha adempiuto agli obblighi specifici dei responsabili o ha agito contro le istruzioni del titolare (art. 82).

Per i dipendenti: l'informativa privacy spiega in dettaglio quali dati, perché, per quanto tempo e con quali diritti.